In Zeiten von social distancing und Ausgangsbeschränkungen können Generalversammlungen als „virtuelle Versammlungen“ abgehalten werden. Mit geeigneten Apps kann die Generalversammlung nunmehr auch am Smartphone „stattfinden“.
Aufgrund der Corona-Krise sollen Menschen physisch Abstand voneinander halten. Ausgangsbeschränkungen haben das wirtschaftliche Leben aber auch das unternehmerische Handeln stark eingeschränkt. Allerdings gilt es gerade in Krisenzeiten wichtige unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Weitreichende Maßnahmen, wie beispielsweise der Verkauf des Unternehmens, bedürfen bei GmbHs die Zustimmung der Gesellschafter. In Gesellschaftsverträgen oder Geschäftsführerverträgen werden oftmals auch umfangreiche Kataloge an zustimmungspflichtigen Geschäften definiert. Bei Verlust des halben Stammkapitals ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zwingend eine Generalversammlung einzuberufen.
Um Generalversammlungen trotz Ausgangsbeschränkungen abhalten zu können wurde das COVID-19-GesG beschlossen. Auf dessen Grundlage sollen Generalversammlungen ohne physische Anwesenheit der Gesellschafter abgehalten werden können. Das Gesetz ermächtigt die Bundesministerin für Justiz nähere Regelungen zur Durchführung zu verordnen (wir haben berichtet). Seit 08.04.2020 ist die Verordnung nunmehr veröffentlicht. Die Bestimmungen stellen eine Ergänzung zu (nur in Ausnahmefällen vereinbarten) gesellschaftsvertraglichen Regelungen dar, welche bereits jetzt die Abhaltung von Versammlungen und Abstimmungen ohne physische Anwesenheit regeln. Die Verordnung bezieht sich nicht nur auf Generalversammlungen von GmbHs. Für Aktiengesellschaften, Vereine und Genossenschaften gibt es weitere Detailregelungen, die in dieser Darstellung allerdings nicht behandelt werden.
„Virtuelle Versammlung“
Die Verordnung spricht von „virtuellen Versammlungen“. Sie sind nunmehr zulässig, wenn Gesellschafter „von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit“ daran teilnehmen können. Es muss jedem Gesellschafter möglich sein, „sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen“. Die am Markt gängigen Videokonferenzlösungen sind daher jedenfalls geeignet, um „virtuelle Versammlungen“ abzuhalten. Ausdrücklich nicht umfasst ist das Abhalten einer Generalversammlung über Telefonkonferenzen. Es gilt sohin der Grundsatz: Die Gesellschafter sollen einander auch sehen können.
Allerdings besteht eine gewisse Einschränkung: Eine „virtuelle Versammlung“ ist auch zulässig, wenn höchstens die Hälfte der Teilnehmer nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind. Lehnen es Gesellschafter ab, an der Versammlung mittels optischer Verbindung teilzunehmen, oder verfügen sie über keine technischen Mittel, kann die Versammlung dennoch abgehalten werden. In diesem Fall ist die Auswahl der geeigneten Videokonferenzlösungen allerdings stark eingeschränkt. Insbesondere, wenn Gesellschafter nicht über die technischen Mittel verfügen (Smartphone oder Laptop), kann an der Versammlung nur teilgenommen werden, wenn die Software auch die telefonische Einwahl ermöglicht. Jedenfalls zulässig ist es jedoch, wenn Gesellschafter (höchstens die Hälfte) die Kamera abschalten und eben nur akustisch an der Versammlung teilnehmen.
Erfordernisse an die Einberufung
Die gesetzlichen und gesellschaftsvertraglichen Voraussetzungen an die Einberufung der Generalversammlung bleiben unverändert. Ob allerdings eine „virtuelle Versammlung“ abgehalten wird und welche Videokonferenzlösungen genutzt wird, entscheidet derjenige, der die Generalversammlung einberuft. Soweit keine gesellschaftsvertraglichen Sonderbestimmungen vorhanden sind, ist dies die Geschäftsführung (falls vorhanden auch ein Aufsichtsrat). Diese hat die Interessen der Gesellschaft und die Interessen der Gesellschafter angemessen zu berücksichtigen. Je nach Struktur der Gesellschaft oder der Gesellschafter kann dies unterschiedliche Auswirkungen haben. Beispielsweise sind Videokonferenzlösungen die Teilnehmer kostenfrei nutzen können gegenüber kostenpflichtigen Videokonferenzlösungen zu bevorzugen.
Bei der Einberufung der Generalversammlung ist neben den allgemeinen Informationen (Datum, Uhrzeit, Tagesordnung) auch bekanntzugeben, welche organisatorischen oder technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. Neben der Information, wo die jeweilige Software für die Videokonferenzlösung bezogen werden kann, ist insbesondere auch ein etwaiger Zugangscode bekanntzugeben.
Von der Einberufung ist die Frage der Organisation der „virtuellen Versammlung“ zu trennen. Die Verordnung lässt offen, wer technisch die Videokonferenz erstellt, zu der sich andere einloggen oder hinzuschalten können. Da die Geschäftsführung grundsätzlich nicht an einer Generalversammlung teilnimmt, kann die technische Organisation einer „virtuellen Versammlung“ nur bedingt von ihr übernommen werden. Es hängt von der gewählten Videokonferenzlösung ab, wie dies schlussendlich umgesetzt werden kann.
Überprüfung der Teilnehmer
Allgemein bestimmt die Verordnung, dass bei Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers dessen Identität von der Gesellschaft auf geeignete Weise zu prüfen ist. Mit Gesellschaft sind in diesem Fall wohl die übrigen teilnehmenden Gesellschafter gemeint. Wie die Überprüfung stattfinden kann, hängt wie so oft vom Einzelfall ab. Bei der auch optischen Verbindung des Gesellschafters kann – soweit es überhaupt erforderlich ist – ein Ausweis in die Kamera gehalten werden. Ist ein Gesellschafter nur akustisch mit der Versammlung verbunden, könnte die Identität durch gezielte Fragen oder das Vorlesen von zu identifikationszwecken verschickten SMS oder E-Mails überprüft werden. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt, dürfen allerdings nicht zu einem ungerechtfertigten Ausschluss eines Teilnehmers führen. Andernfalls sind erzielte Beschlüsse anfechtungsgefährdet.
Wer allerdings faktisch neben den Gesellschaftern an der Generalversammlung teilnimmt, ist kaum zu überprüfen. Zweifelsfrei können außerhalb des Kamerablickwinkels jederzeit weitere Personen im Raum anwesend sein. Allenfalls kann im Zuge der Einladung bereits gefordert werden, dass die Gesellschafter sich in einen abgeschlossenen Raum begeben und Positionierung der Kamera so weit als möglich den gesamten Raum zeigt.
In diesem Zusammenhang ist auch auf die allgemeine Problematik des Datenschutzes bei Videokonferenzlösungen hinzuweisen. Die Server der gängigen Softwareanbieter befinden sich nicht in Europa. Es kann weiters nicht ausgeschlossen werden, dass die gesamte Generalversammlung im Hintergrund aufgezeichnet wird. Befinden sich Gesellschafter in China, ist die Auswahl der Videokonferenzlösungen per se reduziert, weil die staatliche Internetüberwachung die Nutzung von Programmen aus dem Ausland verhindert. Es ist zudem allgemein bekannt, dass der chinesische Staat Zugang zu Gruppenchats und Videokonferenzen erhält, welche auf chinesischen Plattformen abgehalten werden. Daher sollte insgesamt darauf geachtet werden, dass nur unbedingt notwendige Dinge in einer „virtuellen Versammlung“ besprochen werden.
Beschlussfassung
Die Beschlussfassung in einer „virtuellen Versammlung“ erfolgt – wie auch in einer gewöhnlichen Generalversammlung – durch Stimmabgabe der Gesellschafter. Sofern im Gesellschaftsvertrag keine gesonderten Regelungen enthalten sind, ist die Beschlussfassung an keine gesonderte Form gebunden. Bei einer „virtuellen Versammlung“ gilt es zu beachten, dass die jeweilige Willenserklärung für alle teilnehmenden Gesellschafter deutlich wahrnehmbar ist.
Die Ergebnisse der Generalversammlung sollen, müssen aber nicht, schriftlich festgehalten werden. Auch ist die zwingende Teilnahme eines Notars bei der Generalversammlung oder „virtuellen“ Versammlung nicht erforderlich. Allerdings müssen bestimmte Beschlussgegenstände, wie die Änderung des Gesellschaftsvertrages, von einem Notar beurkundet werden. Die Bestellung eines Geschäftsführers ist grundsätzlich gänzlich formfrei möglich. Für die Eintragung der Bestellung ins Firmenbuch bedarf es jedoch einer notariellen Beglaubigung des Bestellungsbeschlusses. Im Zeitpunkt der Einberufung sollte daher geprüft werden, ob die notarielle Mitwirkung erforderlich ist.
Alternative: Umlaufbeschluss
Natürlich können sich Gesellschafter auch ohne eine formale Generalversammlung abzuhalten miteinander beraten. Wirksame Beschlüsse können auch wie bisher im um Umlaufweg gefasst werden. Zu beachten gilt dabei: Es müssen alle Gesellschafter der schriftlichen Beschlussfassung zustimmen und sollten einzelne Beschlüsse der notariellen Beurkundung bedürfen, muss die einzelne Stimmabgabe notariell beglaubigt werden. Wir haben an dieser Stelle bereits darüber informiert, dass seit dieser Woche auch die Beglaubigung unter Nutzung von elektronischen Kommunikationsmittel möglich ist.
Die Möglichkeiten der „virtuellen Versammlung“ ist vorerst bis 31.12.2020 befristet. Ob diese Form der Generalversammlung auch nach Bewältigung der Pandemie erhalten bleibt, muss abgewartet werden. Sie stellt jedenfalls eine sinnvolle Ergänzung in der gegenwärtigen Situation dar. Wenn Sie bei der Abhaltung einer „virtuellen Versammlung“ Unterstützung benötigen oder sonst rechtliche Fragen im Zusammenhang mit der Bewältigung der Pandemie haben, treten Sie mit uns unter 01/505 77 00 oder office@toplaw.at in Kontakt.